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eHR:信息化时代人力资源管理的新取向

摘要:随着信息化日趋深入,越来越多的企业开始将以网络技术为核心的信息技术应用于企业管理,eHR就是其中的一个重要方面。

来源:IT168 | 2012年12月16日

关键字:eHR 人力资源管理 信息化 软件

随着信息化日趋深入,越来越多的企业开始将以网络技术为核心的信息技术应用于企业管理,eHR就是其中的一个重要方面。eHR,即电子化人力资源管理,是基于先进软件和高速、大容量硬件基础上的新型人力资源管理模式,通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享,达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。它通过与企业现有网络技术相联系,保证人力资源管理与日新月异的技术环境同步发展。

目前,根据国内外企业的实践,电子化人力资源管理的主要形式有电子化招聘、电子化培训、电子化学习、电子化沟通和电子化考评等,其中尤以电子化招聘和电子化培训发展最为迅速。对中国企业而言,电子化人力资源管理还是一个较为陌生的领域,很多问题有待进一步探索和实践。

一、eHR:人力资源管理方式的变革

与传统人力资源管理方式相比,eHR的优势不仅表现在以计算机代替人工管理,从某种意义上,可以说是人力资源管理方式的一种变革。它的应用价值与意义主要体现在以下几个方面:

1、提高管理效率,降低管理成本

人力资源管理的事务具体包括人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理等大量事务性、程序性工作,这些事务占用人力资源管理者大量时间,手工操作不仅效率低,且容易出错。应用信息技术后,通过eHR授权员工进行自助服务、外协及服务共享等,可以提高人力资源管理者的工作效率,使管理人员从日常事务中解脱出来,考虑更具战略意义的问题。此外,实施eHR后,可以减少行政性人力资源管理人员、减少通讯费用等达到降低企业运作成本的目的。

2、优化管理流程,提升核心竞争力

在当前激烈的市场竞争环境下,企业不可能也没有能力关注于企业价值链的每一个环节,而只能集中力量于企业的战略核心环节和高附加值活动。因此,对于企业而言,将企业的非核心因素排斥在企业组织以外、不断寻求自身在特定环节上的竞争优势是一种正确的选择,也是中外众多成功企业的经验。如何将企业人力资源管理具体程序进行合理设计,并建立规范合理的流程,是企业人力资源管理者必须考虑的问题。实施eHR后,不仅能将人力资源部门的工作职能完全覆盖并划分清楚,并且能在系统中体现经过优化了的业务流程,让企业人力资源管理者将更多的精力用于规范人力资源运作体系的业务流程。

3、突显个性化,顺应员工自我管理趋势

信息化时代,随着员工信息意识和自主性增强,他们对人力资源管理信息透明化的需求也越来越强。特别是80后的知识型员工,其十分注重个性化的人力资源发展规划,渴望对自身的职业生涯计划、薪酬福利计划、激励措施等有更多的决策自主权,希望能够实施自我管理,更加主动地把握自己的发展前途。eHR通过网络的交互性、动态性可以使人力资源管理部门根据员工的个人需求和特长进行工作安排、学习、培训和激励,让员工实施自我管理,更加自主地把握自己的前途。此外,基于eHR,员工可以很方便地获得有关自己的考勤、薪资、培训记录等信息,并可以自己维护这些信息,还可以实现在线报销、在线申请休假、在线查询等工作。因此,eHR以人为本和人性化的管理顺应了员工自我管理的趋势。

4、整合人力信息,优化企业决策

eHR可以整合企业的现有人力资源信息,并快捷、方便地获得各种统计分析结果,为企业战略目标的实现提供人力资源要素的决策支持,方便企业高层管理者和部门经理了解企业人员状况、人才需求标准,使企业的人力资源管理更为科学,人才配置更合理。同时,也有利于企业根据市场情况,结合自身的人力、财力、技术等情况作出更适合企业发展的决策,达到优化决策的目的。

二、中国eHR发展之困境:

1、企业高层决策人员的意识缺位

在我国,有些企业的高层决策人员对人力资源管理既缺乏理性认识又缺乏感性认识,对eHR了解更少。对有些企业管理人员而言,在企业的诸多经营要素(资金、技术、市场、人才等)中,人力资源是最为模糊的概念,有些甚至将人力资源视为一种不得已的成本开销,而没有真正将对人力资源管理提升到战略高度。因此,在没有高层决策人员支持的情况下,推行eHR举步维艰。

2、来自人力资源部门内部的阻力

很多人力资源管理工作者基本理论和能力不足,这种情况在中国的许多企业中普遍存在。从总体来看,我国目前专业的人力资源管理人员还十分缺乏,许多企业的人力资源管理依然停留于人事管理阶段,无法为企业的长期发展进行战略性人力资源规划。有些人力资源管理人员对新技术患有恐惧症,不了解也不愿意学习新技术。当一个企业eHR实施成功以后,很多传统的事务性工作就可以通过电子信息系统迅速处理,而这必然要改变人力资源管理人员已经习惯的工作流程和方式,他们将会承担更多的创造性工作。同时,过去人力资源管理部门到底掌握多少数据以及数据的准确性可能只有他们自己才清楚,但采用eHR以后,所有的信息都会暴露在企业领导层和相关部门的人员面前,从而会对人力资源管理部门产生压力。因此,能力的缺失和利己的私心使得有些人力资源管理人员消极地寻找各种借口不愿推动企业的eHR发展。

3、专业“外脑”不“专业”

目前,国内eHR研发人员大多只懂系统开发、信息技术,真正懂管理或者人力资源管理的少之又少;深谙人力资源管理精髓的专业管理咨询公司,在一定程度上又缺乏信息科技方面的技术人才。管理与软件技术的无缝衔接、人力资源管理与信息化的有效对接是中国企业成功实现eHR的考验。

4、初期投入成本较大

eHR虽能带给企业高效率,但初期投入比较大,在一定程度上阻碍了eHR的发展,无论是购买通用型EHR 软件还是联合专业开发公司开发软件都需要较大资金投入。同时,数据转换也需要一定的成本,将以前的人力资源信息植入一套全新的eHR软件将花费大量的时间和资金。将原有数据与新系统匹配往往耗费大量的时间和精力。

此外,对eHR系统进行全面认真的培训是保证系统顺利高效运行的重要环节。在培训过程中,学习相关的计算机应用技术、学习软件界面以及学习一套全新的管理流程都需要成本。

5、企业信息化的整体水平失衡

eHR建设也要考虑到和企业的其它信息系统相连,形成企业高效运作与决策的数字神经系统。企业信息化的整体水平,也是决定是否导入eHR的关键因素。在历经ERP、CRM、SCM以及各类财务软件的几度风云后,许多企业多少都拥有了一定的信息工作平台,但各自运行水平良莠不齐。因此,这种企业信息化整体水平失衡状态将会阻碍eHR的推进。

6、数据、隐私安全存在风险

虽然eHR可以提高人力资源管理效率,但是它的信息安全隐患又成为其广泛推广的障碍。由于一些自动信息转换的职能已经从人力资源部门转移到员工和经理手中,文件和信息可以通过电子邮件和即时信息在不同部门之间流动,信息安全就成为不可忽视的问题。

三、超越困境:推进我国eHR发展的路径选择

1、更新管理观念

为了顺利推行eHR,企业高层决策者和人力资源管理内部工作人员必须根据先进的人力资源管理思想,全面更新管理观念。特别是高层管理者更应树立全面创新的管理思想,应意识到人力资源管理电子化的重要性。 另外,人力资源管理从业者也应当转变观念,逐步尝试接受新的信息技术,从而适应人力资源管理发展的新趋势。

2、选取或开发合适的eHR软件

在当前情况下,我国大部分企业还不具备独立开发eHR软件的能力,企业应根据自身的情况选择适合的eHR软件,加强与eHR开发商的联系与沟通,建设具有企业自身特色的eHR模式。

在选择eHR系统时,切忌贪大求全、追求时髦,务必准确定位后量体裁衣,不求一步到位,但要有长期规划与持续发展。成功的人力资源管理信息化建设是循序渐进的,例如可以从建立简单的人力资源管理信息系统做起,减少手工操作,将人力资源管理人员解放出来。然后可进行专项的系统建设,如招聘、E-learning、培训等系统,从而最后建设一个大型的eHR系统。

3、加强培训与学习

加强人力资源管理从业者和企业人员办公自动化应用水平的培训力度。一种理念或者产品要得到很好的推广,必须要使人们正确地认识它、掌握它。目前我国企业人员办公自动化应用水平还较低,因而,eHR的实施也受到影响,要尽快摆脱这种现状,就应通过培训提高全员水平,有条件的企业可以请外部的培训服务顾问公司或是成立专门的信息管理部门办公自动化培训小组来负责培训工作的具体实施;暂时不具备条件的企业可以鼓励员工参加业余的自动化课程培训或是先重点培养部分员工成为专业人员,再由这些专业人员来帮助企业进行自动化培训工作。

4、合理预算与规划项目资金

推行eHR必须要有可靠的资金保障。因此,企业要根据eHR的需要做好专项资金预算,并分清层次、合理分配,避免陷入预算超出后骑虎难下的局面。

5、整体协调推进管理信息化进程

实施eHR需要企业拥有较好的信息化平台基础,对此,具备条件的企业应该逐步全面加强企业的信息化建设,整体协调推进管理信息化进程,从而有利于保障eHR工作的顺利开展。

6、加强数据、信息安全保障建设

数据、隐私安全问题是推行eHR过程中务必考虑的问题。 eHR系统的安全隐患主要来源与基于广域网络的数据传输。解决这个问题,目前可以采用加密传输的SSL(安全套接口协议)技术,可以采用防火墙技术、VPN(虚拟专用网)技术等。除了网络安全外,对重要数据的加密存储也是eHR系统安全的重要保证,另外安全审计技术也为系统的安全提供了更为完善的屏障。当然,用户管理是所有安全的基础。除了数据的安全外,eHR系统的各种功能也存在不同的操作权限,而Portal技术是保证这种安全的一种可靠的实现方式。另外,通过建立规范的数据库管理机制,系统还应定期手动或自动进行备份,以备灾难恢复之需。

最后,eHR的实施是一项系统工程,具有综合性、系统性、整体性,涉及企业管理的各个方面,应该坚持统一规划、统一投资、统一标准、统一建设和统一管理的工作原则。