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利用信息化技术实现人力资源动态管理

摘要:对于企业,人力资源管理的重要性越来越明显。在实施人力资源管理过程中,各种手段工具都可以来促进动态管理的实施,但是信息化技术的运用却能够产生事半功倍的效用。

来源:万方数据 | 2012年11月13日

关键字:信息化 人力资源管理

随着经济的快速发展,人类社会已经进入到一个知识经济和信息化操作的时代,科学技术飞速发展,全球经济联系日益密切,企业的竞争环境正发生着越来越复杂的变化。在这一背景下,企业的传统生产经营方式与经营管理模式,都受到新经济时代带来的挑战,企业如何保证自身的优势竞争地位,如何创造更大化的企业收益等等,成为当今快速发展中的企业迫切需要解决的问题。然而信息化的时代要求信息化的管理,为企业革新管理观念和创造收益提供了很大的便利。

1 信息化技术与人力资源管理

企业要取得良好的发展,离不开人力资源储备的稳定支持,而这一稳定支持又必须以企业内部人力资源的有效管理和实施为前提。企业的人力资源管理,并不是伴随着企业的出现而产生,而是在人在企业中的核心地位得以确认和发扬之后逐渐被人们所认可,具体就是企业内部相关管理部门通过招聘、甄选、培训、报酬等管理形式对本企业内外相关人力资源进行有效的管理和引导,以此满足企业发展的需要和利润最大化的最终目标。21世纪是全球化、市场化、信息化的世纪,在这一新经济时代背景下,企业要实施人力资源管理必然要发生相应的变化,必须借助信息化时代下的信息化技术,以此来实现企业内部人力资源管理的科学性、有效性和充分性。

企业采用信息化技术,是顺应企业发展潮流的必然趋势。一个企业要想做大做强,除了完善业绩和成本等内部控制等方面,还需要从总行业发展环境的角度来改进。从国外先进的企业实用经验来看,企业在实施人力资源管理过程中,加入信息化手段,能够起到事半功倍的效用。这样一来,人力资源管理信息化便作为一种企业内部控制手段而诞生。人力资源管理信息化,就是企业在对人力资源进行有效管理时,充分适时的利用Internet技术与数据库技术,为人力资源管理搭建一个标准化、规范化、网络化的工作平台,在满足企业内部和人力资源部门业务管理的基础上,将人力资源管理中涉及到的HR专业人士、决策层、中层经理以及员工密切联系起来,使人力资源的管理实现信息化共享和信息化调配,最终丰富人力资源的管理方式和内容。

现阶段,大多数企业的人力资源源管理都可以划分为六个模块。纵观这六大模块,每一部分都离不开信息化技术。在人员招聘与培训中,信息化技术的实施能够让企业快速高效的把握新进员工的各项业务指标和活动流程及效果。在薪酬管理中,信息化技术的存在意义更加凸显,日常工资、奖金核发项目,必须有统一的核算模式来结转和记录,信息化技术可以完美的做到这一点。在劳动关系管理中,人事的调动以及休假状况,通过信息化的记录及分配,能够避免实施过程中的误解和不协调,最终利于企业各项工作的展开。

2 人力资源管理信息化的总体特征

从企业发展的历程来看,人力资源管理的要求呈明显的上升趋势,企业中人力资源管理的重要性显露无疑,再结合企业发展的现实环境,人力资源管理信息化便应运而生了,这在企业内部控制发展史上是一个较大的变革,不仅仅极大地提高了人力资源管理的效率,而且对信息化在社会各行业的普及也产生了极大的推动作用。纵观人力资源信息化的发展历程,这一系统的应用领域越来越广,大概经历了以下三个阶段:

2.1 薪资管理系统时代

人力资源管理信息化最先应用于企业的薪资计算系统。20世纪60年代末期,计算机技术刚刚处于实用阶段,加之企业扩张的规模越来越快,大型企业薪资结算业务量巨大,需要投入很大的人力才能完成。这为人力资源管理运用信息化技术提供了契机,由此欧美等大型公司制企业开始引入计算机系统,以此来节省人力资源资本投入。尽管这开创了先河,但鉴于计算机技术发展程度和经济环境的影响,这时的人力资源信息化技术系统始终属于较为简单的系统,只解决企业内薪资的计算和核发,简单地记录员工的基本信息。

2.2 人力资源信息系统时代

随着信息技术的不断发展,企业人力资源管理已经难以仅仅停留在薪资的计算、核发以及简单记录档案上,企业需要更加完善和充分的信息来进行指导企业活动。这一阶段企业最关注的是员工的绩效考评和管理系统,以及培训管理系统。此时的人力资源管理开始注重对员工的绩效、培训等管理以及信息维护。

2.3 人力资源动态管理信息化时代

随着Internet技术广泛的应用,企业内外部的信息流变得更快捷通畅,信息流对企业管理体系的影响也变得越来越深远。通过信息化技术单纯的管理人力资源模式下的人员招聘与培训、岗位设计与培训、薪酬管理、绩效管理、劳动关系以及人力资源规划,已经不能发挥人力资源管理系统的最大效用,因为随着经济环境的变化,企业发展的成熟,人力资源变动频率很高,六大模式不能保持固定的模式来进行运行,往往一个模式跟另一个模式分离或者镶嵌,最终使得人力资源管理更加复杂和迅速化。这种情况下,就需要针对复杂的情况进行动态有变化的管理措施,具体的措施就是通过信息化技术的相应变动来达到对人力资源管理的改善。

总之,人力资源管理是一个系统,它包括企业内部人员的选拔与录用、晋升与调配、考核与任免、薪酬管理、绩效评估等多个有机联系的环节。利用信息化技术对人力资源管理进行优化,也就是在各有机联系环节运行中采用计算机信息化技术,以此来提高企业内部人力资源管理的效率。

3 人力资源动态管理信息化的应用效果

由入力资源管理信息化的发展阶段所表现的特征,我们知道,现阶段人力资源动态管理的信息化成为了企业人力资源管理主流,利用先进的信息化技术,对企业内部人力资源状况进行管理已经受到了诸多企业的采用,但是这种完全建立在信息化技术上的发展还不完善,也存在着诸多问题。

从人力资源动态管理信息化的成果来看,企业普遍采用的信息化技术能够极大的提高人力资源动态管理的效率,提高员工的企业满意度。

3.1 降低管理成本,提高工作效率

人力资源动态管理,相比于之前的单纯人力资源管理,更加复杂和专业,能够从整体和局部都做好相关的信息备案和计划。企业采用信息化技术,正是对这一复杂管理过程的具体实施。在信息化技术辅助下,企业复杂和专业的人力资源管理首先就节省掉了诸多管理支出费用。这样,非信息化技术带来的不便利主要表现在办公纸质化,流程制定费用等成本方面。而采取了信息化技术的人力资源动态管理,首先就能很好的节约这些多余成本,通过办公无纸化减少日常办公用品的累积开支。除此之外,信息化技术的引进,还会革新掉企业的内部控制运行软件和完善企业内网络,减少这一运营成本,提高企业内部员工的执行效率。

3.2 充分披露信息,提高员工满意度

人力资源动态管理,不是只对企业员工的状况进行全方位全日程的管理,还要对员工的各项信息进行及时的披露与核对。通过信息化技术,这一信息披露的公平性得以保证,既能提高企业经营管理的透明度,也能够最大程度的激发企业员工参与内部人力资源动态管理的积极性,从而提升员工工作的满意度。在这一过程中,互联网信息化技术的实施,能够将企业人力资源管理真正深入到每个企业员工的工作中,人力资源管理人员也能及时查看企业人力资源配置状况、企业人力资源发展现状等情况,根据情况适时作出调整,以此增加企业内部管理层与员工、员工之间的交流和沟通,最终为提高员工工作效率和企业业绩产生积极的作用。

但从近年来企业人力资源动态管理信息化的实践效果来看,还存在着诸多不利的方面,主要表现在以下三个方面:

(1)人力资源动态管理制度有待规范。企业将信息化技术运用于人力资源管理,必须有一定的规范作为依据,而人力资源动态管理制度就是一种来约束企业内部人力资源管理行为的一项制度,它不但能保证企业日常的人力资源管理活动,维持内部人力资源管理的有序性,更重要的是将人本管理、以人为本的企业思想和理念传达给内部的每个员工。制度的设计和制定是规范的,但是从当前大部分企业所制定的管理制度来看,实施过程还不够完善,突出表现在操作过程随意性较大,不能及时适时执行现代化的业务流程。

(2)动态管理信息化资源不足,共享困难。尽管人力资源动态管理设置的初衷即对企业内部复杂而繁琐的人力资源管理信息进行分类、披露和核对,但当前企业发展中,信息化技术使用仍旧收到企业发展的限制,尤其表现在信息资源准备不足,具体表现在人力资源动态管理信息的时效性较差,对于人力资源管理的效果与变动状况每年才能公布一次,这样对于大型企业来说,势必产生业务上的烦扰和困惑,不利于业务流程的顺利熟练开展。即使人力资源管理章程规定了管理的内容及种类,但企业真正去用信息化技术实施时,经常遇到时空搭配错位,无法及时共享人力信息的局面。久而久之,利用信息技术开发人力资源动态管理的难度越来越大,日益复杂,系统变得低效甚至无效。

(3)信息化技术加重了企业投入负担。从信息化技术运用于人力资源动态管理的实在效果,可以看出,信息化技术的确降低了企业的内部管理成本,起到了很好的内部控制作用,进而利于企业管理效率的提高,但是高收益必定伴随着高风险,大型企业有资本有能力去增加足够的人力资源信息化设置成本,来持续性的维护系统升级、革新换代和新型开发,投入的大量资本也会在日后随着使用效益的提高而逐步收回,最终弥补这个耗资的应用过程。但对于小型企业来说,本身的制度设计就存在诸多缺陷,互联网信息系统不算完善,初期很难去有足够意愿投入先期成本,因此这也造成了当前我国企业人力资源动态管理中的层次不齐。

4 对人力资源动态管理信息化的进一步认识

人力资源动态管理系统,并不仅仅是有了信息化技术就能取得成果,过程中必须依靠制度规范、人本思想、人的行为的指导。通过信息化技术,人力资源动态管理系统,不仅可以整合企业现有的管理资源,做到高效利用,更重要的是可以为企业内部其他管理系统提供构建的基础平台,信息库资源的互动能够发挥相互间的更大效用。由于信息化技术投入是一项长期和稳定的资本占用,有能力的企业加大对其的投入,必定会换取整个企业更大的效益,无法负担的小型企业,尽管不能像大型企业那样将系统运用到人力资源管理的方方面,但仍可以透过现代化的技术,适当提高企业内部本来就不算复杂的人力资源状况,利用信息化资源的显示信息,来动态的有浮动的调整企业的人力资源管理。